海外出張と聞くと、「インターナショナルなビジネス」とか、「英語ができてかっこいい」とか、日常業務とはかけ離れた非日常で活躍する第一線のビジネスパーソン、というイメージになるのでしょうか。そんな特別な海外出張に対して、どのような心構えで、どんな準備をして望めば、期待する成果を上げる事ができるのでしょうか。海外出張が「特別」である事は確かですが、ビジネスの基本は日本でも海外でも全く同じです。ここでは、そんな海外出張を成功させるためのヒントをいくつか挙げてみたいと思います。
そもそも海外出張って何だっけ？
海外出張と一言で括っても、様々な目的があります。セミナー・学会への出席、現場の視察、協力企業へのお付き合い、いわゆる市場調査、そして、商談、等々。いずれの目的にもそれぞれ出張しなければ成しえないミッションがあるはずです。例えば、セミナーへの出席であれば、出席自体がミッションですし、もしかしたら、セミナーで講演もしなければならないかもしれません。市場調査であれば、自分が受け持つ商品の市場性について、出張しなければ分からない事を解き明かしに出かけるとか。
さて、ここで疑問なのは、海外出張って、やっぱり特別なのでしょうか？上記のような「ミッション」って、「海外」だから、出張するのでしょうか？日本国内でもセミナーはありますし、例えば、東京本社から神戸支店の現場視察に行きます。協力企業と軽井沢にお付き合いで行ったりします。明日の午前10時から秋葉原で商談がある事もありますよね？
海外出張であっても、ビジネスパーソンに課せられるミッションは、「国内出張」と全く同様であり、特別になる理由は、海を越えて、飛行機に乗って、日本語だけでは生活できない土地でミッションを遂行しなければいけないという事かと思います。すなわち、送り出す会社側からすると、「旅費が高額なので特別」となりますし、一般の日本人からすると、「英語を使って仕事することが特別」です。出張におけるミッションが、特別なわけではありません。
出張の目的をあらためて確認しよう
「特別」な海外出張に行くとしても、ミッションは業務の達成です。ビジネスパーソンに課されるミッションは、海外であろうと国内であろうと、全く変わりません。確かに、「英語を使って仕事をする」のは、日本の日常から考えれば、「特別」にはなりますが、英語が総てではないでしょう。ミッション、即ち、出張の目的が何であるかを常に意識しましょう。
目的を見失うと、以下のような失敗をし、結果としてミッションが遂行できなかった、という事になりかねません。
プレゼンをすることが目的になってしまう
プレゼンをする事に夢中になり、顧客の反応、顧客との質疑応答、顧客の納得度、などが二の次になってしまいます。プレゼンは、日本でも海外でも同じで、営業手段の一つでしかないのです。
結果報告がおろそかになる
課題は何か？という事を、即座に会社に報告するという事が、ビジネスパーソンのミッションです。ところが、海外出張になると、報告書自体の体裁が重要になりがちです。体裁よりも、即座に電話なりメールで結果を報告して、次のステップに進みましょう。
異国の文化や習慣に振り回されてしまう
出張頻度の高い人から発せられる「文化が違うから」とか、「文化を先ず理解しないと」などのフレーズ。もちろん重要ですが、日本文化と海外の異国文化は、当然ながら違います。午前10時からの打ち合わせが、10時15分になっても始まらない、など、国によっては日常茶飯事です。但し、それが、出張のミッションである商談や契約協議を左右する決定的な事項にはなりません。
具体的に何をすればいいのか
海外であれ国内であれ、出張は、自社の業績を、既存の市場・顧客の枠を超えて拡大するために、必要不可欠な業務の一環です。海外出張において業務を成功させ、目的を達成させるためのヒントをこちらでいくつか挙げてみたいと思います。
1. 目的を明確にすること
これは、ビジネス上の打ち合わせ・会議・商談では、至極当然な話です。英語でプレゼンは確かに日本語でプレゼンするのとは異なり、プレッシャーがかかるかもしれません。ただ、目的を達成するためには、自分が伝えたい事を伝えられれば合格なわけで、即ち、伝えたい事だけを単語で羅列させる、という方法もあると思います。（実際、そのようにプレゼンをされていた某大手メーカーの方もいらっしゃいます。伝えたい事だけは理解できた、という外国側の反応でした。）
2. 報告書・レポートの提出
経営判断をする上で、当該海外出張が大きなポイントとなるのであれば、即時に報告は必要です。報告書の体裁にこだわらず、結果だけの報告にすれば、報告書・レポートの作成に、現地での打ち合わせ後の数時間を費やすことがなくなります。少しでも、打ち合わせ時間を長くし、顧客との会話を楽しんだり、昼食・夕食、また会議後に「いっぱい」やったり方が、業績アップにもつながります。
3. 文化の違いを把握しておく
文化と、その国の商談に際するお作法は違います。お作法をきちんと理解して商談に臨みましょう。外国なので、文化や習慣が違うのは当たり前。それも理解したうえで、目的を達成させましょう。
4. A4 １枚にまとめたアジェンダをフル活用する
私が最近多用しているのが、この「打ち合わせの主旨・目的をA4 1枚のアジェンダにまとめる」手法です。このまとめ1枚を打ち合わせ席上で配布し、アジェンダに沿って議事進行に使います。効果的なところは、以下の点。
打ち合わせが散乱しない。きちんと目的に沿って、話が進められる
事前に打ち合わせの内容を社内で共有する事ができる
議事録として編集可能で、そのまま報告書にも活用できる
顧客側で都合により出席できなかったメンバーにも、打ち合わせ内容の共有ができる
英語での会話が苦手な方には、この1枚が苦手な英会話を補完してくれます。
この「まとめ1枚」は、プレゼンの中に含めても良いのですが、できれば、独立した1枚の紙である方が良いと思います。何十枚のあるプレゼンの一部として埋もれる可能性があるからです。
当然ですが、この「まとめ1枚」は、海外出張だから有用なのではありません。国内出張でも、また、秋葉原での明日の3時からの打ち合わせにも使えるはずです。
まとめ
改めて、日本人ビジネスパーソンにとっての「海外出張」とは、出張の目的を見失わないように心掛けながらきちんと準備をし、きちんと結果・成果を上げて、それを会社に報告するということです。そのために、特に目的の明確化という観点において、「まとめ1枚」は役立ちます。なーんだ、紙か……とお考えになるかもしれませんが、「紙」だからこそ、というポイントもあります。デジタル化が進んだ今だからこそ、グローバルな世界でぜひ、お試しください。
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